Навигатор по Положению о научных конференциях СПбПУ

На основе Положения подготовлен компактный навигатор в виде набора карточек, который позволяет организаторам конференций структурировать полный цикл работы, который адресован преподавателям, исследователям и сотрудникам структурных подразделений, ответственных за проведение конференций, и служит практическим дополнением к тексту Положения.

Материалы будут полезны:

• профессорско‑преподавательскому составу и исследователям, инициирующим собственные конференции, тематические секции или молодежные школы;
• сотрудникам институтов, кафедр, лабораторий и научных подразделений, отвечающим за организацию научных мероприятий;
• молодым организаторам и администраторам проектов, которым необходимо быстро освоиться в регламенте и понимать, какие требования университет предъявляет к конференциям.

Материал может быть полезен и действующим организаторам как инструмент самопроверки: оценить, насколько текущая практика соответствует обновленному Положению и все ли формальные и отчетные требования учтены.

Каждая карточка посвящена одному ключевому блоку подготовки конференции.

Определение формата и уровня конференции и привязка к Перечню конференций университета.

Фиксируется, что выбор формы (научная, научно‑практическая или научно‑техническая) и уровня конференции (международный, всероссийский или региональный) осуществляется в соответствии с критериями Положения, а также о первичных ориентирах по публикационной стратегии (РИНЦ, Перечень ВАК, ЕГПНИ, Scopus, Web of Science).

Требования к сайту или странице конференции в доменном пространстве spbstu.ru.

Акцентируется обязательный набор информации: дата и место проведения, условия участия, состав организационного и программного комитетов, ключевые докладчики, сроки регистрации, приема материалов и рецензирования, программа, контактные данные, при наличии — архив прошлых мероприятий; для международных конференций — необходимость англоязычной версии сайта.

Регистрация участников и работа с персональными данными.

Рассматриваются использование унифицированной регистрационной формы, соблюдение объявленных сроков и форм регистрации, а также требования к обработке, хранению и удалению базы персональных данных участников не позднее 10 рабочих дней после завершения конференции, если иные сроки не установлены законодательством и локальными актами СПбПУ.

Формирование научной программы, конкурсный отбор и слепое рецензирование материалов.

Подчеркивается конкурсный принцип отбора тезисов и статей программным (научным) комитетом, обязательность слепого рецензирования, критерии оценки (научная новизна, актуальность, теоретическая и практическая значимость, достоверность результатов, соответствие тематике конференции), а также соблюдение принципов публикационной этики и недопустимость недобросовестных практик.

Публикации по материалам конференции.

Описываются требования к выбору изданий (РИНЦ, международные наукометрические базы данных, Перечень ВАК, Белый список / ЕГПНИ), необходимость наличия ISBN/ISSN у сборника трудов или специального выпуска журнала, ориентиры по обеспечению открытого доступа (Open Access) там, где это возможно, и депонирование материалов в электронной библиотеке СПбПУ.

Роли организационного и программного (научного) комитетов.

Отдельно раскрываются функции оргкомитета и программного комитета на этапах подготовки и проведения конференции, требования к академическому статусу членов комитетов, а также требования к их публичному представлению: аффилиация, должность, ученая степень/звание, для иностранных участников — страна аффилиации.

Подготовка и проведение конференции.

Отмечается необходимость подготовки и проведения конференции на основании приказа проректора по научной работе с утверждением программы, состава комитетов, сметы расходов и плана‑графика; рассматривается структура программы (секционные заседания, пленарные доклады, круглые столы, панельные дискуссии, постерные сессии, специальные форматы для молодых ученых) и особенности международных конференций (гибридный формат, онлайн‑участие, англоязычные секции).

Аналитический отчет по итогам конференции.

Перечисляются минимальные показатели, подлежащие фиксации для всех конференций (общее число участников, число участников из СПбПУ и из сторонних организаций, количество докладов и секций, доля докладов молодых ученых, наличие сборника с ISBN/ISSN, количество публикаций в РИНЦ, Перечне ВАК и/или ЕГПНИ, факт депонирования материалов в электронной библиотеке СПбПУ), а также расширенные показатели для конференций международного уровня (иностранные участники, представленные страны и организации, постерные доклады, публикации в Scopus/Web of Science и в открытом доступе, англоязычные сессии, новые и укрепленные научные коллаборации и др.).

В совокупности карточки задают «минимальный обязательный маршрут» для организаторов, включая постановку задачи, выбор формата мероприятия, формирование аналитического отчета, учитываемого при оценке научной деятельности структурных подразделений университета.

Карточки не подменяют собой Положение о проведении научных конференций, а выступают удобной визуальной надстройкой над нормативным документом.

На первом этапе удобно набросать структурный каркас будущей конференции: определить формат и уровень мероприятия, целевые публикационные площадки, состав организационного и программного комитетов, параметры сайта и регистрации, ключевые элементы программы и рамки отчетности.

На втором этапе рекомендуется обратиться к полному тексту Положения, чтобы уточнить формулировки, использовать официальные определения и применить рекомендуемые образцы документов: приказа о проведении конференции (Приложение 1), программы конференции (Приложение 2), плана‑графика подготовки и проведения (Приложение 3), формы аналитического отчета (Приложение 4), а также академический глоссарий и унифицированную регистрационную форму участника (Приложения 5–6).

Полный текст Положения о проведении научных конференций ФГАОУ ВО «СПбПУ» утвержден приказом от 27.03.2026 № 806 и доступен на портале университета в разделе локальных нормативных актов. В документе описаны:

• критерии отнесения конференций к международным, всероссийским и региональным;
• требования к научному содержанию, публикациям и международным и национальным наукометрическим базам данных;
• структура и полномочия организационного и программного комитетов;
• формы приказа, программы, плана‑графика и аналитического отчета, а также академический глоссарий и унифицированная регистрационная форма участника.

Если планируется проведение конференции и ее включение в Перечень конференций университета на следующий календарный год, организаторам необходимо подать заявку в Управление сопровождения научных проектов и программ не позднее 10 ноября года, предшествующего проведению мероприятия.

Утвержденный Перечень конференций служит основанием для организационной, финансовой и отчетной деятельности в соответствующем календарном году.

Контакты для организаторов

По вопросам, связанным с

• включением конференции в Перечень конференций университета;
• применением Положения о проведении научных конференций;
• подготовкой приказов, программ, планов‑графиков и аналитических отчетов.

Организаторы могут обращаться в Сектор научных коммуникаций Управления сопровождения научных проектов и программ СПбПУ: 

• Тел.: +7 (812) 294-45-26
• research@spbstu.ru (Научный портал СПбПУ, Сектор научных коммуникаций).